グループウェアって何よ？
グループウェアというと一般の方には耳慣れない単語だと思います。その正体は「ホームページ」です。
昨今のホームページは当たり前のように記事や写真が投稿できて、好きな人嫌いな人なんかの区別がついて、コメントの書き込みができて・・・などなど、お互いのコミュニケーションを取るための機能がてんこ盛り搭載されています。
考えてみるとその動きが活発化してきたのは今から約10年程度前になるくらいでしょうか。動く絵だったりサウンドが出たりと、訪問するだけで楽しくなるようなデザインで、たくさんの人の目に触れてほしいという目的だったかと記憶しております。
弊社としてはその以前からhtmlベッタベタのベタ打ちから始めておりまして、そんな高機能なこともチャレンジを続けておりました。でもそんな最先端に頭一つ出るようなことはできず、あくまでも後ろから「ついていきまーす」的な程度に甘んじておりました。
時代は進み、パソコンやタブレット・スマホなど、閲覧する機械（デバイス）が多様性を含んで広まってきまして、求められることも機能的な内容が当たり前になってきました。その「機能」の上で仕事をする時代にもなりましたので、パソコンがあってインターネットがあって・・・というのは当たり前なのは当然のこととして、その機能を「導入した上で使いこなす」知識と技量がもとめられることにもなりました。
そのうちの一つ「グループウェア」があります。機能の一つの名前なんですが、複数のスタッフの間で、仕事上の情報を共有しながら進捗を管理したり、顧客に結びつく情報を複数のスタッフで共有して、その結果効率よく売上を伸ばしたりと、仕事をする上での情報整理ツールとでも言うのでしょうか、そんな大切な部分を司る機能を持つホームページのしくみです。
今使っているものの問題点
今私が使っているものとしては
- Googleカレンダー
- 見積もり書を打ち出すCMS
くらいなものです。基本的にはこの2つの機能で事足りるような小さな事務所件修理工房なんですが、いかんせん、お見積を出していついつ納期予定に組み込んで請求を出して料金を受け取って・・・という流れを追いかけられるシステムになっていません。間には常に人間の作業が伴います。ミスもあれば記入漏れもあるんです。リピートのお客様のお問合わせに「以前のデータが見当たりません」ということも時々起こります。紙に書いてないだけで、殆どがアナログ作業なんですね。これでは売上結果や損益などとは連携できません。
ちなみにGoogleカレンダーはかーなーり便利です。仕事、プライベート、はたまた一部共有などの便利な機能は十分すぎるほど利用させていただいております。
どこまで連携を取ることが必要なのか
案件（プロジェクト）管理に顧客管理（CRM）の機能が欲しいなーとはつくづく思っております。この2つだけでも実はかなりの大きなシステムになるんです。
案件ごとにプロジェクトを起こし、お客様と情報を共有してご意見を出していただいたり、進捗などを逐一記載・確認を行います。そこにはお客様情報を記載しますが、もちろん他の人が見ることができないという重大なルールは侵されてはいけません。あくまでも弊社とご担当様のみの世界です。チャット形式も欲しい場合がありますね。容量は小さくてもいいですから、ファイル転送の機能も必要となります。
そうなると社内LANのものとか、有料で1ユーザーいくら・・・なんていうものになってしまいます。ようするに月々のお費用がかかってしまうんですね。それも嫌ですし、顧客や仕事上の情報をよそのサーバーに預けてよその方の管理者権限の下で管理してもらって・・・というのにたいへん抵抗を持ってしまうわけです。
どこにサーバーを置くのか
そこでレンサバでインストール・管理・運営ができるグループウェアを導入することを決意いたしました。もしこれでうまくいくのであれば、他のお客様にもおすすめできます。インストール自体は私の簡単な判断になりますが、運営自体はお客様側になります。弊社ができてもお客様ができない・・・では困るわけです。ある程度の難しさはもちろん伴いますので、それでもチャレンジしていただける上で業務改善をしたいという方には、できるだけ協力したいと考えるに至りました。
たしかにレンタルサーバーの契約をしておりますので、それ自体がいわゆるクラウド状態ですから、世界中のどこにあるのかわからないわけです。そこに預けるのもちょっと抵抗が・・・というのも理解しますが、今回この点は納得することにします。自分のところで契約したレンタルサーバーですから、自分の責任でコントロールすることができるからです。
そしてもし自鯖なったとしても、ネットワーク設定なども含めて弊社でもサポートができると判断いたしました。
どんなグループウェア？
いろいろ試してみて今のところ絞り込んだのが
この3つです。役目としては異色のものが目に留まりました。
プロジェクト関連をすぐさま共有したいという、スピート感を持ってお客様側のご担当と打ち合わせを並行していくのであればcybozu Liveが大変おすすめですが、やはり無料システムということもあり、顧客関連の情報が載せられないだとかシンプルな機能しかないという欠点もあります。ま、もっとも、これ以上の機能がほしいのであれば有料コースに入ってよ～というところですね。やり取りを中心に行うのであれば、すごくおすすめできます。
自鯖を検討した結果としてはF-RevoCRMとAipoというものが目に止まりました。ただ自鯖で運営するのであれば、事務所外からの通信は考えなければなりません。社内だけで運営するのであればまだしも、外から顧客情報を見ないといけないシーンを想定してますので、VPNで接続させるかweb公開させるか、その際のセキュリティは・・・という、大変頭の痛い問題が山積してしまいます。
できればF-Revoをレンサバにインストールして運営というのが理想なんですが、それはそれで暗号化通信には対応できるのかとか、データのバックアップはどうするのかなど、別の問題で頭を悩ますことになります。
ゆくゆくはF-RevoCRM一本に絞ることになるかとは思いますが、そこを目指すにしても今の業務内容をどんどんと転載していかなくてはいけません。お客様とのやり取りは別システムで運営するほうが、情報漏れなどのリスクは少なくなるしー。この点は悩みどころです。実際のところ、かなりのカスタマイズをしないと、デフォルトのF-evoCRM一本では、顧客を巻き込んだグループの形成はできませんけどね。
今回の記事の最後
顧客情報を管理するだとか履歴を探るなどということは、過去のお客様データが蓄積してきたということ。それらの中からすぐに条件検索できて表示させるのがIT（Information Technology）という技術になります。基本プログラムは無料でいいものを提供していただけそうですが、なかなかかゆいところに手が届くものは見つかりません。ある程度のカスタマイズは必要となりますが、それもハードルが高い物は開発だけでなく維持管理も大変になってきます。そういう点では検討しないといけないポイントは、機能面だけではないんですね。
機能・セキュリティ・メンテナンス。この3点が揃っている上に費用ができるだけかからないシステムを探しながら、常に導入のチャレンジをしております。
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パソコンの修理をしております。
個人様や事務所様にとってパソコンは無くてはならない時代になりました。そんな経緯を見てきた古めの人間です。
パソコンとうまく付き合うことでお仕事や趣味の幅を広げていきたいと思っております。
