社内でデータを共有したい（兵庫県尼崎市）

外に出る営業の社員さま数名と事務所内で、いろいろなデータを共有できないかというご相談でした。

全くのオリジナルシステムだとお値段に大きく関わりますし、第一メンテナンスもかなり重要になってきます。

規模や共有内容によって導入するシステムもかなり変わってまいりますので、下調べのお時間をいただきお打ち合わせに挑みました。

インターネットの外部からは数名程度で、経営経理や個人情報的なものは共有しないことである程度の方向性が見えました。

そこで具体的に必要な機能を書き出ししてみました。

• 会議日程の連絡
• 各個人のスケジュール
• リアルタイムでやり取りができるメッセンジャー
• エクセルや画像の共有
• 本日の売上や業務報告
• パソコンやスマホでできる
• 料金がお安いほうがいい
• 登録スタッフの閲覧権限が調整できる
• 第三者には見えないように

ということは、どう考えてもグループウェアですね。

費用がかからないという点ではGoogle関連を使っていくことがベストでしょう。

しかしそれぞれの機能を追加追加という具合で、ワンストップでない点が管理面で難しいということに。

とはいいつつ、お金が高くてもいいのであればMicrosoftのOffice365なんていうのもありますが、ワンストップとは言いつつ、かなり複雑な設定画面ですし。

とにかく規模が小さい方をご要望でしたので、私はこちらをおすすめしてみました。

R-GROUP

記憶容量は少ないですが、そこは今までお使いのDropboxを流用することで決定。

すぐに導入するかどうかはお試しで使ったあとでの判断となりました。

情報を共有する反面、不必要な方には目に触れさせないということも同時に行わなくてはならないことは、常に起こってきます。

インターネットを利用するものとしては、そのコントロールいかんによって会社の信用問題にもなりかねません。

便利である反面、気をつけないといけないこともあるということを、常に心に留めておく必要がありますね。